Lorsque la fonction VaSetCRManagement est appelée avec le paramètre DefaultManagement à *FAUX avant l'ordre FERMER, l'utilisateur décide alors non plus d'imprimer l'état, mais de l'exporter et/ou d'envoyer un mail. Il est possible d'attacher au mail le fichier précédemment exporté (c'est le cas par défaut).
A l'exécution, l'ordre FERMER enrichi de la clause *PRV permet de présenter l'état dans une fenêtre de prévisualisation. A partir de cette dernière, il est possible d'exporter l'état ou de l'imprimer. Dans le cas d'une demande d'impression, la fenêtre de prévisualisation est fermée et l'état est imprimé en respectant les mêmes spécifications que celles de l'ordre FERMER standard.
Lorsque la fonction VaSetCRManagement est appelée avec le paramètre DefaultManagement à *FAUX, avant l'ordre FERMER *PRV, l'utilisateur modifie le comportement standard du bouton d'exportation (icône enveloppe) de la fenêtre de prévisualisation d'un état Crystal Reports.
Si aucun type d'exportation n'a été spécifié (ExportType = 0), une fenêtre est affichée pour choisir un type d'exportation.
L'état est alors exporté en respectant les spécifications fournies par ExportType d'une part, et par les informations fixées à l'aide de la fonction VaSetExportInfos d'autre part.
Si aucun protocole d'envoi de mail n'a été spécifié (MailType = 0), une fenêtre est affichée pour choisir un type de protocole (uniquement Vim Lotus Notes).
Dès lors est affichée la fenêtre "Envoi d'un message" présentant les informations pour l'envoi d'un mail. Ces informations sont initialisées à l'aide de la fonction VaSetMailInfos.
A partir de cette fenêtre, il est possible de modifier les destinataires, destinataires en copie (CC), destinataires en copie cachée (BCC), le sujet et le message du mail.
Avant l'ouverture de cette fenêtre, une session Vim Lotus Notes doit être créée. Pour cela, il est nécessaire de fournir un mot de passe permettant la connexion au serveur de mail Notes.
Ce mot de passe doit être celui du compte Notes de la machine (Cf. Notes.ini).
Par défaut, ce mot de passe est demandé lors de la première demande de création d'une session Vim Notes, puis est conservé tout au long de la vie de l'application.
Remarque : il est possible de fixer un mot de passe à l'aide de la fonction VaSetVimMailPW dans le cas où le développeur Adélia voudrait piloter sa propre gestion de mots de passe.
Le choix des destinataires, destinataires en copie (CC) et copie cachée (BCC) peut se faire à l'aide des carnets d'adresses Lotus Notes, accessibles par le bouton Adresser de la fenêtre "Envoi d'un message".
Il est également possible de définir de nouveaux fichiers attachés au mail par le bouton Attacher de cette même fenêtre. Par défaut, les fichiers précédemment exportés sont automatiquement attachés au mail.
Ces derniers peuvent être éventuellement ôtés en utilisant le bouton Supprimer de la boîte de dialogue "Sélection des fichiers attachés", ou bien à l'aide de la fonction VaSetMailWithExportFilesAttachment.
Enfin, à partir de la fenêtre "Envoi d'un message", le mail peut être envoyé à l'aide du bouton Envoyer ou bien simplement enregistré dans la base des brouillons en vue d'un envoi différé, par le bouton Enregistrer.